不能只计算某个手工步骤减少了多少时间。系统也增加服务费、维护和复核工作，应比较实施前后的完整流程。
计算月度净效果，用试点验证，并把尚未证实的收益与实测现金节省区分开。
建立基准
统计每月操作数量及平均耗时，观察包括找资料和纠错在内的真实工作。请员工演示，不要仅凭记忆估计。
明确释放时间的用途。如果人数和付薪工时不变，增加的是团队容量，可以用于其他工作，但不自动等于现金成本下降。
计算完整成本
初始成本包括开发、系统集成、数据准备和培训；持续成本包括托管、订阅、模型调用、维护及人工复核。
为外部 API 和业务规则变化预留费用。第三方成本可能随套餐和操作量变化，应在上线前讨论。
示例计算
假设每月 600 次操作，原来每次 5 分钟，自动化后复核 1 分钟，则释放 40 小时。假设每小时 $10，月度容量等价价值为 $400。
持续费用 $120 时，预计月净效果为 $280。初始投入 $1,400，对应简单回本约五个月。这只是公式示例，不是特定公司的预测，也未考虑税、需求变化和资金成本。
考虑错误和销售
如果减少咨询丢失，应比较真实线索与结果。新增收入不全是利润，还需计算履约成本和其他改动的贡献。
错误也有代价。重复订单可能抵消很多正确操作的节省，应考虑异常频率、修正时间和后果。
测试几种情景
制定保守、基本和乐观方案，改变操作量、人工复核比例及持续费用。如果只有最高量、零错误时才成立，试点就尤其重要。
上线后用实测数据替换假设，比较工作量接近的时段。有效报告应解释节省来自哪里、哪些费用仍在继续。
时间节省不等于现金节省
示例释放的 40 小时是按假定时薪估值的产能，工资不会自动下降。必须用于更多有效工作、减少加班等，才产生实际收益。
分别记录已证实的费用减少和新增利润，不把全部营业额与时间估值相加。区分释放工时和实际现金效果，考虑广告、季节和相关成本。
改变工作量再算一次
假设每次省四分钟、时薪 $10、月费 $120、实施 $1,400。每月 300 次释放 20 小时，估值 $200，扣费剩 $80，简单回收期约 17.5 个月。
900 次释放 60 小时，估值 $600，扣费剩 $480，约 2.9 个月。这是敏感性示例，不是报价或保证；实际还要计培训、支持及其他费用，时间不能有效利用时不会变成现金。
收集可用数据
观察有代表性的周或月，记录数量、时间、错误和返工。凭记忆容易忽略昂贵异常，应比较相近季节负荷。
上线后测同样指标，包括人工审查。瞬间生成但需修改五分钟的草稿仍有成本。保留假设，以便修正需求、费用、速度或审查时间。
何时缩小或延期
低频或不稳定流程可能不值得完整系统，模板、提醒或小型集成已能提供主要价值。
依赖销售增长时做有限实验，观察相关咨询、速度和确认交易，并定停止条件。要求列一次性费用、月费、量限制及变更价，说明何时投资不划算。
检查清单
- 测量原操作量和处理时间。
- 计入初始与持续成本。
- 区分现金节省和释放的团队时间。
- 用试点结果验证假设。
