会社について答える助手には、確認された情報が必要です。知識ベースは回答と資料、条件、手順を結びます。最新で、質問に関連し、適切な権限で読める資料があるときに機能します。
文書とアクセス規則が出発点です。検索は一部の誤りを減らせても正解を保証しません。
検索の仕組み
よく使われるRAGでは質問に関連する部分を探し、モデルに渡して回答を作ります。会社の全資料で新モデルを学習させることとは違います。
キャンセルの質問は現行条件を参照すべきです。古い手順や別サービスの条件を見つけると、自信のある返答でも誤り得ます。
資料を準備する
サービス説明、制限、支援回答、内部手順を整理し、責任者、版、状態を明確にします。矛盾は接続前に解消します。
正確な料金表は異なる価格の複数資料より有用です。頻繁に変わる値は静的ファイルに写すより主システムから道具で取得します。
答えがない場合
確認情報が不足したら人へ渡せることが必要です。出典表示は条件や例外をスタッフが確認する助けになります。
リンクだけで根拠は証明されません。該当箇所が質問に答え、モデルが未確認の詳細を加えていないか確認します。
アクセス境界を保つ
顧客に内部割引のメモを見せず、部門間の制限も守ります。指示文だけではなく検索と取得で権限を適用します。
外部文書は信頼できない入力です。規則を無視せよという文章は処理対象で、動作変更の許可ではありません。
知識を検証し維持する
既知の答えがある質問と資料では答えられない質問を作ります。旧版、似た名称、権限制限を試し、出典が本当に回答を支えるか見ます。
責任者と更新手順を決めます。条件変更で資料と関連試験を更新しないと、助手が古い情報を効率よく広めます。
例：予約取消
到着二日前の取消は、選んだ料金の最新条件から回答します。一般条件は返金不可や祝日予約に適用できない場合があります。
資料、版、該当箇所を残し、不足なら確認や引継ぎを行います。検索された文脈も解釈を保証しないため最終回答を確認します。
資料の準備
質問、価格、サービス、引継ぎ規則から始め、責任者と確認日を決めます。古い版と矛盾を整理します。
公開条件、内部手順、個別契約を権限別に分けます。画像や表の文字、単位、行関係を確認し、大量アップロードだけに頼りません。
更新と競合
公開担当、反映時期、旧版削除を定め、料金変更後に確認質問を使います。
製品、地域、料金、日付を明記し、必要なら質問します。回答と資料の関係を残して、情報源、検索、表現の誤りを調べます。
受入と管理
実質問、似たサービス、別料金、古い条件、答えなしを試し、役割別に内部情報へのアクセスを確認します。
スタッフが確認と更新をしやすいか調べ、保守へ含めます。知識は継続管理する資料であり、永久にすべて知るという約束ではありません。
確認すること
- 矛盾を解消し文書の責任者を決める。
- 変わる値を主システムから取得する。
- 出典と情報不足の場合を確認する。
- 権限と更新手順を適用する。
